Por que é Fundamental Otimizar o Processo de Compras: Gerenciamento das Aquisições do Projetos

As compras em uma organização podem ser de produtos ou de serviços. A área de compras tem um papel decisivo no sucesso ou no fracasso de uma organização.

Ter eficiência nas compras de produtos e serviços é uma forma de garantir vantagens competitivas. A concorrência, hoje em dia, é muito grande, exatamente por isso, cada organização deve buscar a eficiência em todas as áreas, especialmente nas aquisições dos produtos e serviços ou resultados.

Todavia, para se atingir efetividade na a área de compras é preciso estar focada em eficiência, eficácia e efetividade em todo o fluxo de trabalho.

No novo Guia PMBOK® 6ª Edição as compras estão dento da Área de Conhecimento Gerenciamento das Aquisições do Projeto (PMI, 2017).
O planejamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto (Figura 1).

Figura 1: Planejar o gerenciamento das a aquisições

No Guia PMBOK são determinados os principais atores envolvidos nas aquisições:

• Vendedor = fornecedor, contratada, subcontratada, prestador de serviços ou fornecedor.
• Comprador = cliente, contratante, organização compradora, órgão governamental, solicitante do serviço.

Acordos de Aquisições

No Guia PMBOK os processos de gerenciamento das aquisições são descritos da perspectiva do comprador.

Para descrever o que está sendo adquirido e os direitos e as obrigações do vendedor e do comprador é feito um acordo entre as duas partes, normalmente, um contrato.

Um acordo de aquisição inclui termos e condições e pode incorporar outros itens especificados pelo comprador relativos ao que o vendedor deve executar ou fornecer.

Se o projeto incluir a terceirização de parte do trabalho, o líder do projeto precisa assegurar que todos os acordos atendam às necessidades específicas do projeto e, ao mesmo tempo, cumpram as políticas de aquisição da organização.

A decisão de comprar ou não um bem ou serviço para o projeto é o primeiro passo a ser executado, e, tendo como uma das principais saídas o seu plano (como fazer) de gerenciamento das aquisições.

O plano de gerenciamento das aquisições do projeto define como o mesmo é executado, monitorado e controlado, e encerrado.

O conteúdo do plano de gerenciamento das aquisições do projeto varia dependendo da área de aplicação e complexidade do projeto.

Em relação às aquisições é importante deixar claro quais são os requisitos de qualidade desejados com seus respectivos critérios de aceitação para os itens que serão recebidos nesta aquisição.

Gerenciamento das Aquisições do Projeto

O Gerenciamento das Aquisições do Projeto inclui lidar com os processos necessários para comprar produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.

 Os processos de gerenciamento das aquisições do projeto incluem (PMBOK®):

• Planejar o Gerenciamento das Aquisições. O processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando vendedores em potencial.
• Conduzir as Aquisições. O processo de obtenção de respostas de vendedores, seleção de um vendedor e adjudicação de um contrato. Adjudicação é o ato judicial mediante o qual se declara e se estabelece que a propriedade de uma coisa (bem móvel ou bem imóvel) se transfere de seu primitivo dono (transmitente) para o credor (adquirente), que então assume sobre ela todos os direitos de domínio e posse inerentes a toda e qualquer alienação.
• Controlar as Aquisições. O processo de gerenciar relacionamentos de aquisições, monitorar o desempenho do contrato, fazer alterações e correções conforme apropriado e encerrar contratos.

Os processos de aquisições são apresentados como processos distintos com interfaces definidas. Na pratica, os processos de aquisições podem ser complexos e podem interagir entre si e com processos em outras Áreas de Conhecimento.

O Guia PMBOK® trata dos conceitos-chave que um líder de projeto deve conhecer sobre o Gerenciamento das Aquisições do Projeto, listados a seguir.

 Conceitos-chave do Gerenciamento das Aquisições do Projeto

O líder do projeto não precisa ser um especialista treinado em leis e normas de gerenciamento de aquisições, mas, deve estar familiarizado o suficiente com o processo de aquisições para tomar decisões inteligentes sobre contratos e relações contratuais.

O gerente do projeto normalmente não está autorizado a assinar contrato legais que obriguem a organização; isso é, reservado para as pessoas que têm essa autoridade.

Os processos de Gerenciamento das Aquisições do Projeto envolvem acordos que descrevem o relacionamento entre duas partes – um comprador e um vendedor.

Um contrato deve definir claramente as entregas e os resultados esperados, incluindo qualquer transferência de conhecimentos do vendedor para o comprador.

Um contrato de aquisição inclui termos e condições e pode incorporar outros itens especificados pelo comprador relativos ao que o vendedor deve realizar ou fornecer.

O vendedor pode ser referido como contratante, vendedor, prestador de serviços ou fornecedor.

Aquele que compra pode ser o proprietário do produto final, um subcontratado, a organização cliente, um solicitador de serviços ou o comprador.

O licitante vencedor poderá gerenciar o trabalho como um projeto. Nesses casos:

• O comprador torna-se o cliente para subcontratados, fornecedores e prestadores de serviços e, portanto, é uma parte interessada essencial do projeto do ponto de vista do vendedor.
• A equipe de gerenciamento do projeto do vendedor pode estar envolvida em todos os processos de realizar o trabalho ou prestar os serviços.
• Os termos e condições do contrato e a especificação do trabalho das aquisições tornam-se entradas principais para muitos dos processos de gerenciamento do vendedor.
• O próprio vendedor pode se tornar comprador de produtos, serviços e materiais de custo mais baixo de subcontratados e outros fornecedores.

 

Por outro lado, o líder de projetos deve conhecer as tendências da Área do Gerenciamento das Aquisições listadas no novo Guia PMBOK® 6ª Edição, a seguir.

Tendências e Práticas Emergentes das Aquisições do Projeto

Existem algumas importantes tendências em ferramentas de software, riscos, processos, logística e tecnologia em diferentes setores que podem afetar a taxa de sucesso dos projetos.

As tendências e práticas emergentes para Gerenciamento das Aquisições do Projeto incluem, entre outras:

• Avanços em ferramentas. No campo de construção/engenharia/infraestrutura, o uso crescente do BIM (Building Information Model) em ferramentas de software tem resultado em economia significativa de tempo e dinheiro nos projetos.
• Gerenciamento de riscos mais avançado. Uma tendência crescente em gerenciamento de riscos é elaborar contratos que alocam com precisão riscos específicos para as entidades mais capazes para gerenciá-los. Nenhum contrato tem capacidade para gerenciar todos os riscos importantes possíveis em um projeto.
  • O comprador deverá aceitar os riscos sobre os quais os contratados não têm controle, como mudanças em políticas corporativas da organização compradora, mudanças em requisitos regulatórios e outros riscos externos ao projeto.
  • Os contratos poderão especificar que o gerenciamento de riscos seja realizado como parte do contrato.
• Mudanças em processos contratuais. Tem ocorrido um crescimento significativo em megaprojetos nos últimos anos, especialmente nas áreas de desenvolvimento de infraestrutura e engenharia. Cada vez mais, o contratado ou empresa trabalha próximo ao cliente no processo de aquisições para aproveitar descontos com compras em quantidade ou outras considerações especiais.
  • Para esses projetos, o uso de formas contratuais padronizadas e reconhecidas internacionalmente está aumentando, para reduzir problemas e reinvindicações durante a execução.
• Logística e gerenciamento da cadeia de suprimentos. Como muitos grandes projetos de engenharia e infraestrutura são realizados com vários contratados internacionais, o gerenciamento do fluxo de materiais torna-se essencial para a conclusão bem-sucedida.
  • O gerenciamento da cadeia de suprimentos é uma área com ênfase cada vez maior pela equipe do projeto do contratado. Não apenas as fontes primárias de suprimentos são identificadas cedo no projeto: em geral, fontes secundárias alternativas também são identificadas.
  • Muitos países exigem que os contratados internacionais cumpram determinadas porcentagens mínimas de materiais e suprimentos de fornecedores locais.
• Tecnologia e relações com as partes interessadas. Os projetos com financiamento público estão sendo cada vez mais fiscalizados. Uma tendência em projetos de infraestrutura e construção comercial é o uso de tecnologias incluindo webcams, para aprimorar as comunicações e as relações com as partes interessadas. Em alguns projetos descobriram que o uso de webcams minimiza disputas relacionadas ao trabalho de construção no local, porque a webcam registrou os eventos e, portanto, não deve haver discordâncias sobre os fatos da questão.
• Engajamentos de teste. Nem todo vendedor é adequado ao ambiente de uma organização. Portanto, alguns projetos engajarão diversos vendedores candidatos para entregas iniciais e produtos de trabalho em base para antes de assumir o compromisso completo de uma porção maior do escopo do projeto. Isso acelera o processo, permitindo que o comprador avalie parceiros potenciais e simultaneamente avance no trabalho do projeto.

O líder de projeto deve estar a par das consideradas relativas as adaptações necessárias para cada projeto em relação as aquisições dos projetos, veja abaixo.

 

Considerações sobre tailoring (adaptação)

Como cada projeto é único, o gerente de projeto pode precisar ajustar a forma como os processos de Gerenciamento das Aquisições do Projeto são aplicados. Os itens a serem considerados para adaptação incluem:

• Complexidade das aquisições. Haverá uma aquisição principal ou várias aquisições em diferentes ocasiões com diferentes vendedores, que agregam complexidade às aquisições?
• Localização física. Os compradores e vendedores estão na mesma localidade, ou em diferentes fusos horários, países ou continentes?
• Governança e ambiente regulatório. As leis e os regulamentos locais sobre atividades de aquisições estão integrados com as políticas de aquisições da organização? Como isso afeta os requisitos de auditoria de contratos?
• Disponibilidade de contratos. Existem contratados disponíveis que teriam capacidade para executar o trabalho?

 

Já é uma realidade que o mercado enxerga que as ferramentas ágeis/adaptativas já estão presentes em alguns projetos específicos, exatamente por isso, é que o novo PMBOK® trata dessas considerações sobre as aquisições, listadas a seguir.

 Considerações para Ambientes Ágeis/adaptativos

Em ambientes ágeis, vendedores específicos podem ser usados para estender a equipe. Esse relacionamento de trabalho colaborativo pode resultar em um modelo de aquisições com riscos compartilhados, em que o comprador e o vendedor compartilham o risco e as recompensas associados com um projeto.

Projetos maiores podem usar uma abordagem adaptativa/ágil para algumas entregas e uma abordagem mais estável para outras partes.

Nesses casos, um acordo de regência, como um Acordo Mestre de Serviços (AMS), pode ser usado para o engajamento geral, com o trabalho adaptativo incluído em um apêndice ou suplemento. Isso permite a ocorrência de alterações no escopo adaptável se impacto no contrato geral.

Considerações Finais

Em um projeto, conduzir as aquisições e controlar o trabalho terceirizado pode ser um desafio. Este artigo se propôs a lhe apresentar uma visão geral e lhe ajudar a instrumentalizar a gestão das aquisições.

Também, se você seguir as orientações do Guia PMBOK®, certamente terá aquisições mais eficientes e mais efetivas no gerenciamento dos projetos.

Portanto, lembre-se de utilizar essas recomendações do Guia PMBOK®, em relação aos seus empreendimentos, projetos.

Gostou de conhecer mais sobre o gerenciamento das aquisiçoes dos projetos para a sua empresa? Lembre-se de curtir o artigo e compartilhar com seus amigos.

Todavia, se você pretende aprofundar seus conhecimentos em Gerenciamento de Projetos veja o meu artigo “Por que o Gerenciamento de Projetos é um Fator de Sucesso nas Organizações?”.

Autor

Prof. Dr. José Bezerra da Silva Filho. Entusiasta em Gerenciamento de Projetos. Doutor em Engenharia pela Universidade Federal de Campina Grande – UFCG e Universiy of Maryland at College Park (EUA) e Mestre em Ciência da Computação pela UFCG. Elaborou, implantou e coordenou um curso de Mestrado em Informática Aplicada. Já coordenou dezenas de turmas de cursos de MBA/Especialização. Trabalhou no Banco do Nordeste do Brasil por mais de três décadas.  É autor de seis livros, sendo os últimos dois: Tecnologia da Informação e Comunicação para Gestores; Na Trilha dos Lucros: Prática de Gestão para Tornar sua Empresa mais lucrativa. Coordena o MBA em Gerenciamento de Projetos do Instituto de Capacitação Business School Brasil – BSBr e o Treinamento de Preparação para as Certificações PMP e CAPM, que já está na sua 36ª Turma.

Contatos do autor

• (85) 9.9921-1675
• E-mail: Professor.Dr.Bezerra@bsbr.com.br
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Referências

PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 6a. Ed. – EUA : Project Management Institute, 2017.